THE 2021 –TársasHázi Elszámoló rendszer

Felhasználó kézikönyv

Tartalom:

Házak

Lakók

Verziók és frissítések

Frissítve: 2021-08-26, Lingvaszoft Bt.

________________________________________________________

Általános összefoglalás

A program alkalmas társasházak, irodaházak költségtervezésére és befizetések elszámolására.

Fő karakterisztika, hogy éves szemléletű elszámolást végez a program, csak évenként és havi szintű értékeléseket tudunk riportokból kinyerni.

A program erénye, hogy az éves költségterv alapú rögzítésekor a lakókra havi bontású költségterv generálva jön létre. A terv alapján tényköltség felosztást is automatikusan végzi el a program.

A program használatához szükséges feltételek:

- Szélessávú Internet kapcsolat szükséges (ajánlott).

- Operációs rendszer lehet Windows vagy Linux.

- Böngésző program szükséges (Tesztelt verzió: MS Edge és Chrome)

- A program mobil telefonról és tabletről is használható a PC és notebook mellett.

Program használatának általános kezelési elvei:

Belépés: http://the21.tzs.hu címmel lehet az alkalmazást elindítani. A belépéshez érvényes felhasználónév és jelszó szükséges. Sikeres belépés és Ház kiválasztása után a Lakók funkció a lakók listájával jelenik meg, ahonnét a fontos funkciók egy kattintással elérhetők.

Felhasználó nevet és jelszót rendszergazda felhasználók tudnak létrehozni. A felhasználó a saját jelszavát meg tudja változtatni, de a jogosultságát csak a rendszergazda.

Egy felhasználó névvel egyszerre csak egy felhasználó dolgozhat.

A program használatát az adatok feltöltésével kell kezdeni: Először a Házak, majd Lakások feltöltését kell elvégezni, majd a Költségterv adatait. Minden elmentett adatot azonnal visszaolvas a program, ezzel ellenőrizhető, hogy a módosítás mentése sikeres volt.

Ezután az Befizetések és a Költségek adatait kell rögzíteni napi rendszerességgel. (A rendszer indulásakor ezek, a kapott adatok alapján feltöltésre kerültek.)

Riportok segítenek a rendszerben található adatok lekérdezésében.

Minden funkció ablakban ellenőrzi a program a felhasználó jogosultságát és a sikeres bejelentkezést.

Ha hosszabb ideig (10 perc) nem használjuk a program funkcióit és a szerver automatikusan kilépteti a felhasználót és újra be kell lépni.

A program menü szerkezete:

Funkciók (Részletesen későbbiekben lesznek bemutatva.)

Ház választó lista (kötelező ház kiválasztása)

Év (kötelező az év kiválasztása, Év záráskor és nyitáskor hasznos, amikor váltogatunk.)

Hónap (kötelező hónap kiválasztása, ez több riport esetén az elszámolás zárú hónapját jeleni, de a befizetéseket ettől a hónaptól mutatja.)

Keresett név (Lakók neve alapján keresést biztosít)

Kilépés (Kilépteti a felhasználót és a belépés ablakra lép a program.)

Program funkciók működése:

A menüben kiválasztott funkciónál a már rögzített adatok a megjelenő lista tartalmazza.

A lista felett fontos funkciók érhetők, köztük az +Új adat rögzítése. A jobb oldalon egy visszalépés funkció található.

A listában a jobb oldalon az adatott sorra vonatkozó Műveleti gombok találhatók. A gomb fölé húzott egérmutató esetén a funkció gomb neve megjelenik. Piros gomb fehér kereszttel a Törlés funkció.

A kiválasztott táblázati sor részletes adatai a lista helyén jelenik meg. Az egyedi szerkesztő ablakban az adatok módosíthatók, elmenthetők. A szerkesztő ablakban lévő kék gombokkal további adatok jeleníthetők meg. A Mentés funkció a lista felett és alatt és megtalálható, de az Enter megnyomása a mentési műveltet jelenti.

Riport funkciók működése:

Riportok listája a funkció kiválasztásakor automatikusan megjelenik. A riport nevére kattintva az adott riport indító felülete kinyílik, illetve újabb kattintással bezáródik. A kiválasztott riportnál, - ha vannak - megjelennek az indító paraméterek és a Riport indító gomb.

A riport eredménye új ablak jelenik meg, a riport HTML fájlként készül el.

Az riportok ablakban a böngésző jobbgombra felugró menüjében lévő Nyomtatás funkcióijával nyomtathatunk ki. Érdemes használni a Nyomtatási kép funkciót, ahol a nyomtatási képen még állíthatunk is. Például a lapot fektetve is nyomtathatjuk.

A program csak bérelhető, és üzemeltetését a fejlesztő cég végzi.

A rendszerüzemeltetés támogatás magába foglalja:

- hétköznap 8-18 óráig telefonos segítséget és rendelkezésre állást,

- havi mentések igény szerinti átadását,

- negyedéves terv alapján a rendszer továbbfejlesztését,

- rendszerfelügyelet, hibakeresés és adat integritás vizsgálat havonta.

Minden jog a fejlesztő és üzemeletető Lingvaszoft Bt. tulajdona.

Lakók

Rendeltetése:

A funkcióval lehet a lakók adatait karbantartani.

Működése:

A funkció kiválasztásakor megjelennek az adott házhoz rendelt lakók. Csak akkor lehet indítani a funkciókat, ha rendelkezünk megfelelő jogosultsággal. Az új lakó és a megtekintés/módosítás képernyő oldala azonos elrendezésűek.

Funkciók

Az Új Lakó funkcióval lehet egy új lakó rögzítését elkezdeni.

A Módosítás funkciót a tétel sorokra kattintva lehet indítani.

A Törlés funkciót a tétel sorok végén található nyomógombbal lehet indítani, de csak akkor, ha a lakónak nincs rögzített befizetése. A kiválasztott Lakó adatai megjelennek a képernyőn és megerősítés után törli a rendszerből. Nincs visszaállítás. A törlés, csak akkor hajtódik végre, ha a lakónak nincsenek lezárt időszakra vonatkozó befizetés vagy költségterv adatai. Megfelelő jogosultság kell hozzá.

Mentés: A módosított adatokat az adatbázisba menti a program. A mentett adatokat mentéskor az adatbázisból visszaolvassa a program, ezzel ellenőrizhető a mentés sikeressége és az adatbázis tartalma.

Figyelem! Az új lakó rögzítésékor vagy lakó módosításkor a program az új lakóra/módosított lakónál is elvégzi a költségtervezést. Ezt a Költségterv funkciónál ellenőrizni kell.

Kilépés: A kiléphetünk a megtekintés funkcióból, de az utolsó mentés óta módosított adatokat az adatbázisba NEM menti el a program. Ha változtatást szeretnénk eltárolni, akkor kilépés előtt mindig használjuk a mentés funkciót.

_______________________________________________________

Házak

Rendeltetése:

A funkcióval lehet a kiválasztott ház adatait módosítani.

Működése:

A funkció kiválasztásakor csak az adott házhoz adatai jelennek meg. Csak akkor lehet indítani a funkciókat, ha rendelkezünk megfelelő jogosultsággal. Az új ház és a megtekintés/módosítás képernyő oldala azonos elrendezésűek.

Funkciók:

Az Új Ház funkcióval lehet egy új ház rögzítését elkezdeni.

A rögzített ház adatait Ház funkcióval lehet lekérdezni és módosítani.

A Törlés funkció nincs. A Város mezőt kell módosítani úgy, hogy a ’_törölt’ szóval kell kezdeni a várost és Menteni, ekkor a Ház a lista végére kerül.

Új tétel / Módosítás / Lekérdezés

_______________________________________________________

Befizetés

Rendeltetése:

A bank által küldött levél alapján, az adott ház számlájának változását lehet rögzíteni.

Rögzíteni lehet az adott lakók neve mellé a megfelelő összeget.

Működése:

A funkció kiválasztásakor megjelenik az adott házhoz a tárgyévben rögzített befizetések. Csak akkor lehet indítani a funkciókat, ha rendelkezünk megfelelő jogosultsággal. Az +Új befizetés és a megtekintés/módosítás képernyő oldala azonos elrendezésűek.

Funkciók:

Az Új befizetés funkcióval lehet egy új tétel rögzítését elkezdeni.

A Módosítás funkciót a tétel sorok végén található nyomógombbal lehet indítani.

A Törlés funkciót a tétel sorok végén található nyomógombbal lehet indítani. Megerősítés után törli a rendszerből az adott befizetést. Nincs visszaállítás. Fizikai törlés hajtódik végre. Megfelelő jogosultság kell hozzá.

Mezők:

Név: Lakó neve – Várható össze és ebből mennyi a felújítás.

Dátum: A ház számlájára érkezett befizetés dátuma.

Jogcím: A befizetés iránya listából

Számla/ pénztár: A cél számla kiválasztása.

Azonosító: Lakónkénti befizetés azonosító.

Befizetett összeg (Ft): Forint összeg.

______________________________________________________

Költségterv

Rendeltetése:

Költségterv alapján működő házak részére ajánlott a funkció, amikor a költségterv alapján havi átalányt fizetnek a lakók. A funkció alkalmas tervezett költségtételek rögzítésére és azok beállítására lakónként és hónaponként. Az adatokat a program kigenerálja, majd az adatok egyedileg tetszőlegesen ki–be kapcsolhatók.

Költségtétel évközi változásakor nem szabad az értéket módosítani, hanem a költségtétel érvényességi időszakát kell módosítani, hogy a már eltelt időszakban ne változzon a költség, majd új tétel rögzítésével lehet változtatni a költségterven. Ha direkt módosítjuk a költséget, akkor visszamenőlegesen is módosulnak az adatok.

Működése:

A költségeket a lakó adatoknál beállított időszakra számol el a program minden lakónál! (Évközben elköltözött lakónál nem számol el költséget a program.)

A költségterv tételeknél meghatározhatjuk, hogy az év mely hónapjaiban kell érvényesíteni, tehát szűkíthető a 12 hónap. A rögzített tételekben megjelennek a lakónként elszámolt havi költségek, amelyeket lakók szintjén tovább lehet finomítani az aktív mező be és kikapcsolásával.

A funkció kiválasztásakor megjelenik az adott házhoz a tárgyévben rögzített költségtételek. Csak akkor lehet indítani a funkciókat, ha rendelkezünk megfelelő jogosultsággal. Az új tétel és a tétel megtekintés/módosítás képernyő oldala közel azonos. A különbség, hogy Új költségnél beállítható egy/vagy több kiválasztott lakó, akire érvényes a költség, de a többi lakónál törli a költséget a program. Ha nincs beállítva kiválasztott lakó – ez az alapeset -, akkor mindenkinek számol költséget a program.

Az Új költségterv funkcióval lehet egy új tétel rögzítését elkezdeni.

Az havi szűrés funkcióval lehet egy kiválasztott hónapra szerint szűkíteni a generálás tartalmát. A szűrés beállítása után indított lekérdezés vagy módosításban csak a szűrésben szereplő hónapot lehet látni, illetve módosítani, de a többi hónap nem törlődik. Ezt a funkcionalitást például a havi vízóra állások rögzítésénél lehet kihasználni.

Funkciók:

A Módosítás funkciót a tétel sorok elején található nyomógombbal lehet indítani.

A Törlés funkciót a tétel sorok végén található nyomógombbal lehet indítani. A kiválasztott költségterv adatait a megerősítés után törli a rendszerből. Nincs visszaállítás. Fizikai törlés hajtódik végre. Megfelelő jogosultság kell hozzá.

Új tétel / Módosítás / Lekérdezés

Mezők:

Új tétel létrehozásakor minden lakónak az év minden hónapjára betervezi a program a költségtételt.

Minden tétel a tárgyév 1-12 hónapjára tervezhető. A 0 hónap a nyitó tételek rögzítésére szolgál. Minden tétel típus azonos elven rögzíthető az aktív vagy nem aktív havi elszámolás.

Óra alapú (Víz m3, hő díj MWh, GJ) költségtételek kiválasztása után Mentés gombot meg kell nyomni. Ezután az aktív/nem aktív mezők átalakulnak óra adat rögzítő mezőkké. Alapesetben minden adat 0 értékű. A módosító üzemmódban a vízóra állasokat rögzíthetjük havi bontásban.

Ha csak a nyitó és 12. havi adatot rögzítjük be a program arányos fogyasztást rögzít minden 0 értékű köztes hónapra. Ha módosítjuk az utolsó hónap értékét, akkor csak az előző havi érték különbségét számolja el. Lehet negatív is a fogyasztott érték!

Az értékeket 5 egész és 3 tizedes pontosan lehet rögzíteni. A program tizedes PONTOT használ, és nem vesszőt!

· A Hónaptól és Hónapig mezők az aktív- költséggel terhelt hónapok rögzítésére szolgál. Az intervallumon kívül eső hónapra nem számol el költséget a program. (Ezzel szűkíthetjük a költséggel terhelt aktív hónapok számát.)

· A Megnevezés mező tetszőlegesen feltölthető 50 betűvel.

· Költségtípusokat minden lakónál minden hónapban elszámolja a következő kategóriák szerint:

§ Fix. Egyenlő nagyságban - A beírt összeg szerepel minden lakónál minden hónapban.

§ M2 alapján felszorozva (kerekítve) - A beírt összeget a lakás m2 alapján megszorozza.

§ M2 szerint elosztva (kerekítve) - A beírt összeget a lakás m2 szerint a ház összes m2 százalékában leosztja.

§ Létszám szerint szorozva - A beírt összeget a lakás lakóinak száma alapján megszorozza.

§ M2 alapján felszorozva - A beírt összeget a lakás m2 alapján megszorozza.

§ M2 alapján elosztva -A beírt összeget a lakás m2 szerint a ház összes m2 százalékában leosztja.

§ M3 vízóra - Az ADAT mezőbe rögzített óraállás (és az előző rögzített óraállás közti különbség) alapján számolt fogyasztás.

§ Lakók száma lapján elosztva - A beírt összeget minden a lakók között egyenlő arányban felosztja.

§ Hődíj MWh - Az ADAT mezőbe rögzített óraállás (és az előző rögzített óraállás közti különbség) alapján számolt fogyasztás.

§ Hődíj GJ - Az ADAT mezőbe rögzített óraállás (és az előző rögzített óraállás közti különbség) alapján számolt fogyasztás.

· A Költség a felosztandó költség Ft rögzítésére szolgál.

A generált listában megjelenik a tárgyévben költség szempontjából aktív lakók és hónapok száma és alatta a havi elosztott költség Ft.

Az Aktív mezővel állítható, hogy az adott hónapban az adott lakóra terhelje-e a program a költséget.

A Ft Költséget csak a nyitó hónapban lehet rögzíteni.

_______________________________________________________

Riportok

Riportok listája:

Jelenléti ív (Ház)

Tartalmazza a ház lakóinak listáját m2 terület nagyságát és annak százalékát az összes négyzetméterhez viszonyítva. A hónap kiválasztásával az adott hónap pillanatnyi lakó névsor állapotát listázza a program.

Törzsadat – Lakónként -cím

Tartalmazza a ház lakóinak cím listáját m2 terület nagyságát és annak százalékát az összes négyzetméterhez viszonyítva. A hónap kiválasztásával az adott hónap pillanatnyi lakó névsor állapotát listázza a program.

Törzsadat – Lakonként oldalas

Tartalmazza a ház lakóinak rendszerben található adatait. Minden oldalon csak egy lakó szerepel. A hónap kiválasztásával az adott hónap pillanatnyi lakó névsor állapotát listázza a program.

Befizetések - Havi

Tartalmazza a ház havi bontású befizetéséit részletesen. Az adatokat megszűrhetjük egy adott hónapra vonatkozó befizetésekre. A részletes listát mindig követi egy havi összesítő lista is, amely BANK és PÉNZTÁR bontásban mutatja a hónapokra összesített adatokat.

Befizetések - Éves

Tartalmazza egy kiválasztott lakó befizetéseit részletesen. A részletes listát mindig követi egy havi összesítő lista is, amely BANK és PÉNZTÁR bontásban mutatja a hónapokra összesített adatokat.

Befizetések - Lakonként

Költségterv - Ház

Tartalmazza a ház Tárgyévi havi bontású költségtervét.

Költségterv - Lakonként

Tartalmazza a lakonként a havi bontású költségtervet. Minden oldalon csak egy lakó szerepel. A hónap kiválasztásával az adott hónapra vonatkozó költségtervet listázza a program.

Éves elszámolás - Ház

Tartalmazza a ház havi bontású befizetéséit és költségterveket összesítve.

Éves elszámolás – Minden lakó

Tartalmazza a lakonként a havi bontású befizetéseket és költségterveket. Minden oldalon csak egy lakó szerepel.

Éves elszámolás – Egy lakonként

Tartalmazza a lakó a havi bontású befizetéseit és költségterveit.

Tartozások/ Egyenleg - Ház összesen

Tartalmazza a ház havi bontású egyenlegét.

Hátralék riportok I. (2 hó)

Feladata a hátralékkal rendelkező lakók részére felszólító levél készítése. Minden oldalon csak egy lakó szerepel. 2 hónapja van hátraléka.

Hátralék riportok II. (3 hó)

Feladata a hátralékkal rendelkező lakók részére felszólító levél készítése. Minden oldalon csak egy lakó szerepel. Több mint 3 havi hátraléka van.

Hátralék riportok III. (peres)

Feladata a hátralékkal rendelkező lakók részére felszólító levél készítése. Minden oldalon csak egy lakó szerepel.

Tényköltség - Ház ->

Feladata egy adott hónapra rögzített tényköltségek listázása.

Tényköltség - Összesítés ->

Feladata egy adott hónapra rögzített tényköltségek lakonkénti összegek listázása.

Tényköltség - Lakónként Lista ->

Feladata egy adott hónapra rögzített tényköltségek lakonkénti tételes összegek listázása.

_______________________________________________________

Tényköltség

Rendeltetése:

A Költségtervek alapján a beérkezett tényleges költségeket automatikusan felosztani a funkcióval havi bontásban. A felosztás eredményét lakó bontású riportban lehet elkészíteni.

Működése:

A funkció kiválasztásakor csak az adott év hónapban érkezett költség nevét idejét és összegét és költségtervét kell rögzíteni. Mentés után a felosztás azonnal látszik az oldal alján.

Csak akkor lehet indítani a funkciókat, ha rendelkezünk megfelelő jogosultsággal.

Funkciók:

Az +Új funkcióval lehet egy új Tényköltséget rögzíteni.

A Módosítás funkciót a tétel sorra kattintva lehet indítani.

A Törlés funkciót a tétel sorok végén található nyomógombbal lehet indítani. A megerősítés után törlés végrehajtódik. Nincs visszaállítás. Megfelelő jogosultság kell hozzá.

_______________________________________________________

Jelszó módosítás

A felhasználó itt tudja módosítani a jelszavát.

_______________________________________________________

Verziók és frissítések

HTML napló a verziók tartalmáról.

_______________________________________________________

Lingvaszoft Bt. 2021________________________________________